Bagian-Bagian Surat Resmi
Kepala
Surat
Sebuah kepala surat yang lengkap
terdiri atas nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, nomor kotak pos,
alamat kawat dan logo.
Nama instansi ditulis dengan huruf
kapital. Alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos dan alamat
kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kapital, kecuali kata tugas. Nomor
kode pos ditulis sebelah nama kota tempat instansi itu berada. Kepala surat
dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.
Dalam penulisan kepala surat,
perhatikan hal-hal berikut ini:
Nama instansi jangan disingkat.
Kata jalan jangan disingkat.
Kata telepon hendaklah ditulis cermat
dan jangan pula disingkat.
Kata kotak pos hendaklah ditulis cermat
dan jangan pula disingkat. Demikian pula jangan menggunakan kata PO Box (Post
Office Box).
Kata alamat kawat hendaklah ditulis
dengan cermat.
Kata telepon dan kotak pos diikuti
nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua. Sedangkan nomor-nomor yang
mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan
menyatakan jumlah.
Tanggal
Surat
Ditulis lengkap. Tanggal ditulis dengan
angka, bulan ditulis dengan huruf dan tahun ditulis dengan angka. Tidak perlu
dicantumkan nama kota sebelum tanggal surat karena nama kota sudah tercantum
pada kepala surat. Setelah angka tahun tidak diakhiri tanda baca apapun.
Untuk penulisan nama bulan jangan
ditulis dengan angka, dan jangan pula disingkat. Khusus bulan Februari dan
November hendaklah ditulis dengan cermat, bukan Pebruari dan Nopember.
Nomor,
Lampiran dan Hal
Kata nomor, lampiran dan hal ditulis
dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua yang ditulis
secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.
Penulisan kata nomor dan lampiran yang
dapat disingkat menjadi No. dan Lamp. harus taat asas. Jika kata nomor ditulis
lengkap, kata lampiran pun juga ditulis lengkap. Begitu pula sebaliknya.
Kata nomor diikuti dengan nomor
berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman
surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat
tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan tanda baca apapu. Tidak selamanya
penulisan kode dibatasi dengan tanda garis miring. Bisa juga dengan menggunakan
tanda titik atau tanda hubung.
Kata lampiran ditulis di bawah nomor
jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata
lampiran tidak perlu ditulis. Kata lampiran diikuti tanda titik dua disertai
jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf dan tidak
diakhiri dengan tanda baca apapun. Pada kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan
diawali huruf kapital.
Kata hal diikuti tanda titik dua
disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah
dan tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Pokok surat dapat menggambarkan
pesan yang ada di dalam surat.
Alamat
Surat
Penulisan alamat surat di sebelah kiri
atas lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan
pemenggalan tidak ada sehingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
Penulisan nama penerima harus cermat,
lengkap serta informatif. Diawali dengan huruf kapital pada setiap unsurnya.
Cukup ditulis Yth. dengan diawali huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda titik, serta tidak perlu menggunakan kata
kepada sebelum Yth. karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian
kalimat yang menyatakan arah. Apalagi kalau tempat tinggal alamat pengirim
tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat
yang menyatakan asal.
Kata saapan digunakan pada alamat surat
sebelum nama penerima surat. Kata Bapak dan Ibu ditulis penuh, kata Saudara dan
Saudari cukup ditulis Sdr. dan Sdri.
Jika terdapat gelar akademik, memiliki
gelar pangkat atau jabatan, kata sapaan tidak dipergunakan.
Kata jalan tidak disingkat dan diawali
dengan huruf kapital.
Nama alamat yang dituju adalah nama
orang disertai nama jabatannya bukan nama instansi.
Salam
Pembuka
Lazim ditulis di sebelah kiri di bawah
alamat surat di atas kalimat pembuka isi surat. Yang sangat lazim digunakan
adalah ungkapan (Dengan hormat,). Sedangkan ungkapan lain yang digunakan,
antara lain: Salam sejahtera, ; Saudara ..., ; Bapak ... yang terhormat ;
Assalamualaikum W.W., ; Salam Pramuka, ; Salam perjuangan ; dll.
Isi
Surat
Paragraf pembuka mengantarkan isi surat
yang akan diberitahukan. Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan atau permintaan.
Paragraf isi dikemukakan hal yang perlu
disampaikan pada penerima surat. Isi surat harus singkat, lugas dan jelas.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan
kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan
penulis surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Salam
Penutup
Yang lazim digunakan adalah ungkapan
Hormat kami, ; Hormat saya, ; Salam takzim, ; Wasalam, ; dll.
Nama
Pengirim
Ditulis di bawah tanda tangan di bawah
salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat resmi. Hal-hal
yang perlu diperhatikan:
Penulisan nama hanya menggunakan huruf
awal kapital pada tiap unsurnya, tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak
perlu digaris bawahi dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah
nama pengirim.
Tembusan
Surat
Bagian ini hanya dicantumkan jika surat
memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada
hubungannya dengan surat yang bersangkutan.
Ketentuannya:
Kata tembusan diawali dengan huruf
kapital diletakan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian
nomor dan hal serta sejajar dengan nama pengirim. Tulisan tembusan diikuti
dengan tanda titik dua tanpa digaris bawah.
Jika pihak yang diberi tembusan lebih
dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan. Jika pihak yang
diberi tembusan hanya satu, tidakperlu dicantumkan nomor.
Pihak yang diberi tembusan hendaklah
nama jabatan atau nama orang bukan nama instansi.
Tidak perlu digunakan kata Yth. dan
ungkapan lain yang mengikat.
Tidak perlu dicantumkan tulisan arsip
atau per tinggal karena setiap surat dina harus memiliki arsip.
Inisial
(Sandi)
Ditempatkan pada bagian paling bawah
sebelah kiri di bawah tembusan (kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal
yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk
keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan siapa pengetik
surat itu
Sumber
: http://ilmu-fakta.blogspot.com/2011/10/bagian-bagian-surat-resmi.html
