- Fee Area™ -: types of business letters 2

1. Letter Head (Kop Surat)
Merupakan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat.
Contoh kop surat :

2. Reference Line
Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.
Contoh : Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF

3. Date Line ( Tanggal )
Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012.
Contoh penulisan date menggunakan British Style
03rd April 1990
Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat.

Contoh penulisan date menggunakan American Style
April 03, 1990
Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year.

4. Inside Address

Bagian ini berisi nama penerimaan surat, jabatanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan, tetapi coba untuk mengunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.

5. Attention Line
Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.

6. Solutition (Salam Pembuka)

Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir penerimaan)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi.

Untuk Mitra bisnis yang sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue”
Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style

7.Subject Line (Perihal)

Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.Penulisan subject menggunakan British Style: Subject ditempatkan diantara salutation dan isi surat.

Penulisan subject menggunakan American Style: Subject ditempatkan diatas salutation.

8. Body Of Letter ( Isi Surat )

Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.

9. Complimentary Close ( Salam Penutup )
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.

10. Signature ( Tanda Tangan )

Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru.

11. Enclosure ( Lampiran )

Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.

12. Carbon Copy Natation ( Tembusan Surat ).
Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat.
Contoh : CC : Bagian Keuangan

Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian yakni :

Letter Head (kepala surat)

Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat. Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.

Date (tanggal)

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.

Contoh :

British style

08^thDesember 2011

Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

American style

September 07, 2011

Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda

koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.

Inside Addres (alamat yang dituju)

Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan

Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta

kodepos dan Negara yang dituju.

Salutation (salam pembuka)

Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.

Contoh :

British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.

American style : Dear Sir

Body of the Letter (isi surat)

Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.

Complimentary Close (salam penutup)

Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.

Contoh :
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)

Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.

Tujuan dari sebuah Business Letter

Business Letter adalah jenis surat resmi (formal letter) yang berfungsi sebagai cara berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan penggunaan dalam Business Letter. Business Letter dapat bersifat menyampaikan informasi (informational), bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional). Business Letter harus diketik dan diprint-out pada kertas putih standard berukuran 8,5 x 11.

Unsur-unsur dari sebuah surat yang baik

Unsur terpenting dari menulis surat yang baik adalah kemampuan penulis mengindentifikasi untuk siapa surat itu ditujukan. Jika penulis mengrimkan suratnya ke departement sumberdaya manusia, hindari penggunaan istilah-istilah tehnik tinggi yang hanya makenik yang bisa memahaminya.

Berdasarkan identasi dan penyelarasan paragraf, ada lima format yang digunakan dalam menulis surat bisnis. Yaitu:

1. Full Block Format : Business Letter

Pada penulisan Full Block style : Business letter biasanya berada pada rata kiri seperti letter head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary close, signature atau secara keseluruhan dari format surat berada di posisi rata kiri.

3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286

October 5, 2004

Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534

Dear Ms. Johnson:

It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.

Sincerely,

Signature
Bob Powers

Accounts Receivable

2. Semi-Block Format : Business Letter

Semi-Blok fromat : Dalam format ini, teks sejajar kiri dan semua paragraf dalam surat itu adalah indentasi

Format bentuk pada surat ini pada letter head, date, complementary close, dan signature berada di posisi rata kanan. Di layout tdk rata kanan,tp bs dibilangg rata tengah. Bagian lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter, maupun enclosure jika terdapatnya lampiran surat, berada pada

posisi rata kiri.

3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286

October 5, 2004

Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534

Dear Ms. Johnson:

It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their invoices for the past three months.

In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.

I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.

Sincerely,

Signature

Bob Powers

Accounts Receivable

3. Modified Block Format : Business Letter

Blok dimodifikasi: format ini memiliki bagian-bagian yang tidak diimbangin. teks sejajar di sisi kiri atas. Hanya alamat penulisan, tanggal (di layout rata kiri) dan surat penutupan bergeser ke tengah atau samping kanan kertas.

3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286

October 5, 2004

Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534

Dear Ms. Johnson:

Sincerely,

Signature

Bob Powers

Accounts Receivable

4.Hanging Style : Business Letter

Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style. Bedanya pada isi surat Hanging style paragrafnya menggantung. Paragraf pertama diketik rata kiri, paragraf kedua dan selanjutnya diketik menjorok ke dalam 5 spasi. Posisi tanggal terletak di sebelah kanan atas. Subject, alamat, dan salam pembuka, salam penutup, tanda tangan terletak di sebelah kiri.

5. Indented Style : Business Letter

Format Indented style pada surat bisnis mirip dengan format modified block style. Perbedaannya adalah pada indented style awal paragrafnya menjorok (indentasi) satu tab seperti contoh di atas. Posisi date menggunakan rata kanan, begitu juga dengan bagian complementary close nya.